La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment Clinique Médigo inc. (Groupe médecine familiale, cliniques spécialisées, CMS endoscopie recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.

1. À propos de nous

Voici nos informations d’identification complètes :

Clinique Médigo inc.

Mme Paula Germain responsable de la protection des renseignements personnels

165 boul. St Raymond, Gatineau, J8Y 0A7

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par le Web à l’adresse suivante :

https://cliniquemedigo765.sharefile.com/filedrop/dx176876-299e-4ec7-974f-9c6184dfa785

ou sur le bouton en haut de page.

ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut à l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels.

Au sein de La Clinique Médigo inc. nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :

Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes : 

• Explication de la Politique sur la protection des renseignements personnels
• Enseignement des mécanismes de protection des renseignements personnels mis en place par la Clinique
• Enseignement des outils de transmission de renseignements par voie électronique, téléphonique et par l’intermédiaire du dossier médical électronique de la Clinique.

2. Définitions importantes

Dans la Politique, on entend par :

« Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

3. Comment allons-nous traiter vos Renseignements Personnels

À titre d’exemple sans toutefois s’en limiter

Prise de rendez-vous :

-La prise de rendez-vous par le portail de la Clinique Médicale sera privilégiée étant donné les mesures de sécurités déjà mises en place par l’outil.

-La prise de rendez-vous téléphonique se fera en assurant une identification en deux étapes du patient. 

Patients actuels :

-La borne d’identification en place sera privilégiée pour assurer le moins d’échange d’information critique verbale accessible

-Des panneaux séparateurs sont actuellement mis en place afin de diminuer la transmission d’information verbal accessible

-Les patients ne désirant pas être appelés au microphone ou sur écran afin d’éviter d’être identifiés pourront se prévaloir d’un moyen alternatif afin d’être dirigé vers le lieu de rendez-vous.

-Les documents papiers seront numérisés dans le Dossier médical confidentiel et ne pourront être conservés en documents papiers, ils seront déposés électroniquement dans le portail et seront par la suite détruits de façon sécuritaire. Les patients étant dans l’impossibilité d’avoir accès au portail pourront avoir accès au document papier sur place à la suite d’une identification par l’intermédiaire de leur carte d’assurance maladie avec photo ou en par l’indentification en deux étapes le cas échéant.

Envoi de documents vers La Clinique Médigo

Tout envoie de document vers la Clinique Médigo : point d’information, document d’assurance à compléter, image etc. devra passer par l’outil de dépôt de document mis en place sur le site internet ou par une adresse sécurisée du réseau de la santé MSSS.

Aucun autre transfert d’information ne pourra transiger par une adresse courriel non sécurisé et dont la sécurité est assurée entre les deux adresses qui échangent les renseignements personnels.

Employés et Candidats à l’emploi

Les renseignements personnels des employés sont maintenus confidentiels dans un fichier sécurisé numérique et ne peuvent être consultés que par les employés autorisés par la Direction.

L’échange de courriel ou document sur l’admissibilité à l’emploi doit passer par le dépôt de document confidentiel de la Clinique ou par Messagerie sécurisée entre le candidat, ses références et La Clinique.

4. Quels produits technologiques utilisons-nous

Dossier électronique Médfar solution

https://www.medfarsolutions.com/fr/politique-de-confidentialite/

Échange d’information entre intervenants du réseau de la santé

Microsoft 365, plateforme sécurisé MSSS

Dépôt de document sécurisé site Web

ShareFile

https://www.sharefile.com/industries/healthcare    (site en anglais)

5. Mesures de sécurité et risques inhérents

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

6.  Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions

6.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

6.2 Forces de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants: 1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne; 2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

7. Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?

L’Outaouais étant une région frontalière, Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec tout en respectant les règles établis sur l’accès aux renseignements personnels des deux provinces.

8. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
• Retrait du consentement: le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
• Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
• Plainte: le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d'accès à l'information du Québec (gouv.qc.ca)
• Portabilité: Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

9. Sites de tiers

Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.

Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

10. Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?

Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.